关于在线办公的发展，我从行业观察者的角度分别写了《在线办公，昙花一现》和《经此一役，在线办公未来态势几何》两篇文章。
最近，我以一名用户或者说是产品经理身份，亲自体验了当下热门的在线办公软件产品。借此想和大家再聊聊我使用之后的感想。
此次分享，我会以字节跳动旗下的飞书作为主要研究案例，原因有三：
- 飞书宣布向全国所有企业和组织免费开放，不限规模和时长，所以我有机会体验到飞书全部套件功能。
- 字节跳动打造了多个爆款APP，在产品设计、用户体验和获客上都独有心得。而飞书曾经又作为字节跳动内部的协同办公产品，我想看看它到底有什么厉害之处。
- 最近飞书被限制在微信内使用，以及飞书在疫情期间快速发展，所以我想知道这款产品到底有什么地方让微信害怕的？
一、好的产品首先要对用户充满善意
1. 多终端同步登录
关于软件应用，我们经常登录和使用的三个端口分别是PC端、APP端和Web端。
但随着手机端的普及，许多产品不仅忽略了Web端，而且还设置了门槛。
比如企业微信和钉钉，在web端都不允许个人用户扫码登录而且在APP端已经注册的个人用户也不能使用，这直接将一部分非企业用户阻挡在外。
从产品的角度来说，这样的体验很不好。从获客的角度来说，看似精准，其实增加了获客的门槛。
部分在线办公平台无法支持非企业账号登录
我随后又体验了华为的WeLink 和百度 Hi，都遇到类似的问题：要么需要进行企业身份的审核，要么需要企业管理员帮忙开通账号，才可以登录。
而飞书算是比较人性化的，三个端口都可以同时登录操作。在这点上，我觉得飞书很好继承了字节跳动APP注重用户体验的产品思维——先让用户进来，了解和使用产品，再考虑后续的留存和商业化。
2. 给虚拟团队提供便利
我之所以要强调多终端可登录、可使用的重要性，是因为现在也有不少个人、团队，他们虽然不是企业组织，但是依然有在线办公的需求。
比如班委会、学生会、民间自发的公益协会，还有几个好友组成的兼职团队既非企业性质的虚拟合作组织。
他们不仅需要这样的在线办公产品支持，并且付费意愿也不低。
所以不管你注册飞书的哪个端口，都可以在线使用，组建自己的虚拟团队，我觉得这个对于用户来说很有好处的。
3. 离线操作，不怕断网
另外，我再提到飞书给我产生好感的一个小功能，或者说用户思维的小细节：在飞书APP的云文档中，可以设置离线使用，就算是没有网络也可以进行登录编辑保存。
因为我们会经常遇到办公途中网络差甚至是没有网络的情况，比如在坐高铁、飞机等——有时候辛辛苦苦整理的内容突然断网，就会失效需要重新编辑。
飞书支持文档离线编辑及长图查看
当然，创作者也可以随时取消离线操作，这也确保了资料的安全性。
我觉得这个小细节、小痛点的思考，是真正站在用户的角度来设计产品的。
二、在线办公软件的核心是高效协同
我之前就提过，使用在线办公软件是否能提高效率，最大的挑战是员工能力层次不齐。
因为员工在家或在外，相当于是脱管的状态；而且以前许多资料的传输、沟通及办公的流程都是比较单一的。如何让员工使用在线办公产品更方便快捷，如何让员工在家或者在外都能有办公室的工作氛围，如何让员工在被动协同的时候，抓住最核心的信息——这些都是对在线办公产品的高效协同提出了更高的要求。
1. 让重要的信息看得见
a. 群内降噪
我们每个人每天都会被拉入到各种工作群，群里面时不时的就会有各种讨论及任务。
所以大家至今应该都会面临的一个情况，就是经常需要在微信、钉钉的工作群里面爬楼，生怕错过了什么重要的信息。
很多时候，群里面的讨论是无意义的，就比如群里面经常会发各种欢迎、各种表情包。
这其实浪费了许多人宝贵的时间，那么如何让员工可以快速找到自己想要的信息或者只看对自己有用的信息呢？
飞书提出了解决方案就是给群降噪。
飞书群聊降噪和表情回复
其一是可以单独针对某一条信息进行回复，这样即使是多个话题的讨论也不会错乱；而且单独回复的消息前后也会被展示出来，方便其他组员理解。
因为很多时候在微信群里面，根本不知道其他人在讨论什么，因为每个人回复消息的内容和频次都是不一样的。我们只能依赖于各种爬楼，自己去理解串联其中的意思，这也很浪费时间。
其二是使用快捷表情回复时，既不会有消息提醒，又能减少了刷屏，这使得员工办公更加专注和流畅。
b. 重要消息一键触达
我们每天都有大量工作要处理，而爬楼处理各种群事宜显得很浪费时间，那我们如何让最有用、最紧急的消息一键触达给协作成员呢？
飞书里面有这3点，值得关注：
三种语音模式：
打字或者发语音，是我们在工作中使用频率最高的形式。但是我们经常遇到的困扰是发文字可能太慢，发语音可能被错误理解，还有语音过长来不及听等等。
飞书首先在发送端就提供了三种模式可选，分别是语音加文字、录音、语音转文字：
飞书独有的三种语音模式
尤其是语音加文字的功能，发出语音的同时也附带了文字的翻译——这不仅方便了我们在开会等特殊场合快速阅读回复，同时为以后查找重要的聊天信息提供了便利。
另外在已经发出的语音中，可以自由拖动语音的进度，这一点至今仍是微信语音被诟病的地方。
Pin一键群收藏：
群内经常有重要的对话、文档、图片等信息被聊天所淹没，有时候一些资料还会出现过期的情况。而在飞书上，群成员可以使用pin的功能，使用了pin的功能以后，群内所有的成员都可以随时在pin专区里面看到所有重要的信息。
飞书群消息加急、PIN功能
简单地理解为：任意一个成员，都可以帮助你进行群资料的收藏。
一键加急：
pin功能不仅起到了提醒作用，更重要的是起到了长时间的收藏。但如果想要短时间内立马通知相关协作方该怎么办呢？
飞书又推出了一个功能就叫加急，字面意思上就很容易理解了——只要使用加急的功能，那么就可以通过弹窗、短信或电话提醒对方，等于是做了一遍强提醒。这也避免了以后，在工作中出现扯皮、甩锅的情况。
c. 历史消息自动同步
对于新加入部门或者项目组的成员，最头疼的情况就是：对于以往的项目情况一无所知——哪怕是有人会进行培训或者项目沟通，都会出现错误偏差的情况，导致消息传递断档。
那么如何让新成员能够快速掌握团队的情况呢？
飞书推出了无缝对接的解决方案，就是历史消息自动同步，让新成员加入可以查找到以往的沟通信息及资料，可以回溯整个项目流程。这不仅帮助新成员更好的理解项目，也为团队成员减少了沟通的成本。
而这种情况在微信或钉钉就比较头疼了，我们经常面临的情况就是群成员需要把以往的聊天记录给打包或者是挨个截图。但这依然会使重要信息的遗漏，导致项目理解上的偏差。
d. 内容置顶
许多软件会话和群都有聊天置顶的功能，但是一旦需要置顶的东西多了之后，似乎一个都变得不重要了。
那么如何在消息页面，更加突出个人需要关注的信息呢？
对话置顶：
首先是常用的聊天对话窗口，在飞书里我们可以选择把单个好友或者工作群进行特殊的置顶。
它的位置和优先级，比普通的置顶更高，呈现的形式也区别了一般的置顶。
直接采用横排罗列的形式，这样更突出更醒目。
文档置顶：
不仅是聊天的信息可以置顶，针对常用的软件和文档也可以进行置顶。比如在云文档中，可以把某个文档、表格、文件夹、图片等形式的资料设置为快速访问的状态。
飞书会话及文档置顶功能
2. 会议高效同步
信息获取只是在线办公的第一步，而频繁的会议和业务在线协同才是在线办公最核心的部分。
我在对比体验之后，飞书在以下这三个方面，给我的印象十分深刻：
a. 订阅日历，会议不冲突
飞书在日历方面一个很重要的创新：可以订阅同事的日历行程，以及可以查看同事的会议安排——这样就有效避免了想开会开不了或者是沟通的成本，组织会议者只要通过查看日历行程，就知道大家在哪个时间段比较有空了。
而且一旦发起会议之后，系统会通过三端同时向参会者发起会议提醒。
b. 在线文档实时提醒
文档可以支持多人实时编辑其实并不稀奇，这是一款产品应该有的基础配置。但有个问题就是：一旦需要操作或查看的文档多了以后，就很容易忽略掉重要的信息。
飞书文档支持实时提醒、评论等功能
- 可提醒：在移动端钉钉、企业微信及飞书都支持文档里面@协作方，协作方也可以收到通知。但是仅有飞书可以支持在表格里面@协作方，协作方也可以收到信息提醒。
- 可评论：在移动端飞书可以直接在文档和表格里面，对某件事情进行批注或评论。而钉钉和企业微信不行。
- 可私聊：飞书和企业微信都能在文档里面，选择某个同事直接进行私聊或音视频，而钉钉不支持。
其他方面的设置：
除此外，飞书在移动端上关于文档和表格的其他功能比钉钉和微信都全面。尤其是在安全方面，飞书可以查看文档的历史修改记录，可以选择是否让用户进行离线编辑，创建副本、打印等使用权限。
这一点，无论是企业还是其他组织都比较看重的，而钉钉和企业微信在手机端的设置项就仅限于编辑。
还有个小细节，飞书的文档能当做便签来使用，可以直接把文档转换成图片的格式。
c. 音视频会议 文档共享更出色
除了使用文档和对话聊天外，沟通效率最高最直接的应该就是音视频会议。
钉钉、企业微信、飞书在流畅性方面都不是大问题，毕竟经过今年开工一役之后，大家都在服务器、产品等方面做了优化；尤其是对于中小企业来说，本来开会的人就不多。
我主要关注的点，还是在于是否方便好用。
发起会议：
钉钉和企业微信都把发起会议放在首页右上角的第一位，而飞书把这个功能和其他几个折叠在了一起——作为高频的应用选项，这点飞书其实可以把它前置。
其二，钉钉和企业微信里，发起会议都需要用户选择视频或者音频，而飞书直接把两者集合在一起了；就是发起会议，用户只想语音，可以随时关闭摄像头。
我觉得这点飞书的做法是对的——因为视频就比音频多了一个画面而已，而开会过程中，需要的其他功能一个都没少；所以完全没必要把这两个选项单独拆出来，这样发起会议的步骤反而多了一步。
资料共享：
在开会的时候，最怕的就是一方说的津津有味，其他的参会者因为无法看到相关文档而一脸茫然似懂非懂。而且对于小型团队的会议，也没必要买专业的视频投影设备。
在会议的资料共享方面，钉钉做的很粗糙，不管是音频还是视频，通过手机端都无法实时共享。
飞书会议模式支持实时文档共享
企业微信音视频都支持文件共享，但我操作了许多次，都只能打开我手机里面的图片，完全没搞懂该如何同步我的文档或表格。而且我在使用图片进行局部放大操作的时候，其他伙伴无法看到我的操作演示。
飞书在移动端支持同步打开各类文档，参会者不仅可以在线看到还能自由编辑；而且飞书推出了跟随功能，就是可以跟随演示者的操作。在PC端，演示者还可以同步个人电脑端的相关网页及其他界面。如果未来飞书在APP移动端也能支持其他软件窗口的同步演示操作，将会更便利和实用。
三、在线办公的灵活性
1. 信息筛选机制
飞书想尽了各种办法让你不错过重要的信息，除了各种强提醒外，用户也可以主动找到自己想要的内容。
飞书多种搜索及分类功能
搜索：飞书除了和钉钉、企业微信一样，支持全站、好友及群的会话搜索外；飞书还能单独支持文档、表格里面的内容搜索——这是钉钉和企业微信都没有的。
这个细节其实也为我们查找消息提供了极大的便利，尤其是一份会议纪要或者特别长的文档内容，如何快速找到与自己相关的选项。
分类：飞书在APP端至少有4个地方设置分类选择，比如在消息中心可以切换收件箱、已完成。在云文档板块可以按照文档类型、最近操作状态、或者文档收藏位置等维度进行选择。
其实从产品的角度来说，应该十分清楚，在线办公的时候除了关注及时推送的消息外，经常操作的就是各类文档。而这一方面，飞书做得最好，钉钉次之，企业微信表现平平。
2. 自定义工作台
这一点，我想特别强调一下：
任何一款产品或服务，都不应该是靠强塞或者堆砌给用户，用户应该有足够的自主权。而且一款功能强大的产品，更应该让用户自己来进行选择和调节。
我先说说我对钉钉的直观印象，我觉得钉钉给我的感觉就像一个分类信息APP，里面的东西多到塞不下；而企业微信又简单到不够用，许多功能想用又用不了——因为很多功能都被微信替代了。
而在飞书上，我看到了未来用户可以自定义在线办公APP的身影：
飞书有个工作台，里面提供了各种在线办公的组合套件，用户可以根据自己的需要下载并添加到常用板块；同时，用户在不需要的情况下，也可以删除一些应用，和我们在手机下下载或卸载APP是一样的。
飞书自定义工作台
也许未来在飞书上，无论是APP端还是PC端，用户都可以自定义自己的操作页面，甚至是数据报表的格式，都可以像搭积木一样配置，这才是令人期待和喜爱的地方。
四、飞书未来发展的三点建议
在这几天体验完在线办公的软件产品之后，尤其是飞书的套件产品之后，针对飞书我有以下三个建议：
1. 搭建协同生态
飞书从一款内部产品变成开放性的企业办公产品，目前来说，还有许多功能需要完善。
尤其是飞书如果想要做大，服务更多的企业和用户，就不能仅仅局限于做一两款工具；而应该朝着搭建在线办公生态的思路迈进：既要自己上台唱戏，也要敢于搭台让别人唱戏。让软件和硬件相关的在线办公服务商，都加入到飞书的大生态中。
这样不仅能够化敌为友，而且在产品、功能丰富性上会做得更好，满足更多用户的需求。飞书也能更加聚焦于自己的核心业务，掌握足够的话语权。
2. 关注个性化需求
其实目前从整个行业来看，大部分的在线办公产品所提供的服务没有太大的差别，可以说大家都处于在线办公1.0的时代。
而在中国，中小企业很多，社会上也有几千个行业。每个行业都有自己的办公、生产、营销、服务等流程。
但是许多中小企业，他们有需求，却没有这样的研发能力（或者说他们单独开发一个这样的系统，并不划算）。
另外，除了小企业外，还有像公益组织、设计师、工程师等等，这些群体也同样需要这样的工具来满足个性化的办公需求（或者说，有一个这样的平台，能满足他们更加灵活、自由的在线办公需求）。
这一点，恰恰是考验平台能力的地方，也是在线办公2.0的机会点。
3. 关于企业或组织数智化改造
我曾多次强调，当前虽然有许多企业开始使用在线办公的产品，但是也仅仅停留在使用工具的阶段——这对企业的经营没有本质的影响，也不是作为一家提供在线办公服务公司的追求。
在中国，有太多的企业业务不在线、服务不在线、数据不在线、管理不在线。
所以，对于飞书来说，免费只是获客的第一步，如何帮助企业提高经营、管理的效率才是核心。
比如这次疫情期间，小区人员的进出还要靠发放纸质卡片，靠纸质表格登记。每天统计的人数、温度等数据还要依赖于手动计算或录入——这样的工作不仅不安全，不准确，而且浪费时间和人力。
还有一些四五线的企业，员工请假要填请假单，报销要报销单，外出要外出许可证，薪资计算还要手动对账；企业办公用品的采购及消耗也依赖于纸张，或存在了行政的电脑里，想要查看、申领都极不方便。
对中国的许多企业来说，数智化的改造才刚刚开始。而谁能帮助这些中小企业或组织进行办公的在线化升级和数据、业务的智能化改造，谁就可以获得更多的机会。
所以，飞书在接下来，应该把更重要的时间和精力，花在企业数智化的改造中。
——这不仅对企业有价值和意义，对飞书自身来说也是在营造核心的商业壁垒。
那么，因为此次主要研究的对象是飞书，因此大部分的案例都以飞书为主。但说实话，飞书有一点是特别值得学习的，这也体现了字节跳动在打造爆款APP上独有的用户思维特点。就是作为一款年初才发力的在线办公产品，无论是产品的流畅度、设计细节、产品功能完全不输已经做了6年的钉钉，甚至有些功能比钉钉还更好。
而相比于企业微信，飞书整体上其实感受比它好很多。
——这也是企业微信应该要反思的地方，很多地方和微信实在是太像了，关键又是个简版。
飞书能在这么短的时间内，有这样不错的产品表现，让我对于字节跳动产品、服务的创造力更充满了好奇和钦佩。
作者: 十里村
