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做活动运营,看这一篇文章就够了!

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最近,在连办了3场CEO说活动之后,一位朋友这样问我们:

你好,我是孙金龙,是枚老运营啦,我有个公众号叫「金龙聊运营」,很多粉丝也一直喊想要一场线下的活动,但我一直很犹豫,担心活动做得流于形式,浪费大家时间和热情。最近我关注到了百场汇每周六的#CEO说用人#的活动,并参加了王欣演讲的那场,内容很棒,气氛很好。因此我想了解下,这样频次很高的活动,是如何办起来的,需要多少个人投入多少精力?

嗯,看来这个问题,只有让我们的活动运营小哥Eric来亲自回答了。

你好,我是Eric,从2015年3月份至今,我办过大大小小共计近百场线下活动。有让我非常骄傲的,也有让我恨不得永远抹去的。

最近,我在全身心操办#CEO说用人#的线下干货分享活动,我们每周会请一位经验丰富的CEO来传授用人之道,预计会持续办30期。

我们的用户对象是0-3岁的CEO,部门总监及HR,每期30人规模。

在介绍详细的活动操办流程之前,我想谈谈线下活动的「道与术」。

★ 道是策略,术是技巧,先有道而后有术;

★ 所有的术都应该服务于道。

拿#CEO说用人#来说,我们做这个系列活动的初衷就是拉新。

百场汇是一个场地预订平台,主要场景有团建,聚会,会议等,而这些场景的决策者大多为企业的CEO,部门总监及HR。因此整个活动的目的是服务好这几类人群,为他们提供有价值的内容,让他们知道百场汇,在有需求的时候能第一时间想到百场汇。

经过讨论,我们觉得「用人之道」是一个很好的借力点。接下来,设计每一个环节时,我们都会先问自己:这对我们的目标用户有帮助吗?如没有想好这一点,力会分散,活动就成了打在男友身上的小拳拳。2.webp 100 做活动运营,看这一篇文章就够了!

 


「术」最重要原则,是管理好用户的期待值。

就像谈恋爱一样,如果一开始就在女生面前展现自己的各种「完美」,接下来很可能是一个残酷的减分过程;更好的方式是,一开始就做自己,和她在一起慢慢变好,这是一个良性的加分过程,她有期待,有惊喜,你也有动力。

#CEO说用人#对用户的期待值也有一些把控。这是一个干货分享类型的活动,用户愿意来参加,80%是冲着优质内容而来的,那就集中精力把内容做出彩。其余的20%,在刚开始没必要做出过度承诺。活动后积极收集用户反馈,不断迭代改进。

人的天性就是热爱帮助人,以展示自己权威,这样用户与你的关系往往更紧密。

总结一下:

★ 通过和用户沟通,明确期待值(比如问他:如果你来活动只能获得一样东西,那这个东西是什么?);

★ 不要过度承诺,让用户抱有超出你能力的期待,从而导致落差;

★ 用户会很乐意帮助你改进,及时收集反馈,每次改进一点。

比如通过三次活动,我们陆续改进了这些细节:3.webp 98 做活动运营,看这一篇文章就够了!

| #CEO说用人#Vol 1 插坐学院何川场,可以看出,当时投影打到了嘉宾脸上,所以录课效果不好,后来我们改进了这一点4.webp 91 做活动运营,看这一篇文章就够了!

 

|#CEO说用人#Vol 2 馒头商学院王欣场,Update了现场布置,为活动逼格加分5.webp 90 做活动运营,看这一篇文章就够了!

 

|#CEO说用人#Vol 3 星库空间白羽场,Update了伴手礼和现场反馈。

 

你的最佳伙伴就是你制定的各种SOP,最终目标是让SOP非常「弱智」,弱智到让一个刚来的实习生都能轻松驾驭,完美复现。这里特别鸣谢三节课的黄有璨先生,他所著的《运营之光》和线上系列运营课都给我带来了莫大的帮助。

 

以#CEO说用人#为例:6.webp 89 做活动运营,看这一篇文章就够了!

 

1-1 筹备期

 

在筹备期你必须把整体方案完全想通,这部分会耗费你80%的精力,打好基础后,接下来的执行和活动都会非常轻松。

 

1-1-1 方案7.webp 76 做活动运营,看这一篇文章就够了!

 

活动早期没资源,没口碑,可能需要老板帮忙刷脸请嘉宾。老板大多会在微信上跟嘉宾邀约,即甩几句话表达意思+详细活动方案.pdf。这时候几句话的邀约文案至关重要,一定要打磨好亮点。

同时,嘉宾一般很忙,手机上阅读的机率非常高,务必调整你文件的字体格式,大小,颜色等,照顾一下嘉宾的阅读体验。

 

1-1-2 Schedule

 

(1)和全体协同人员开一次会,明确分工、截止时间、反馈方式。

 

(2)用甘特图把工作事项,负责人,协助人,截止时间,每日进度反馈等等同步给大家。甘特图可以用Excel制作,也可以用更高效的Teambition等在线协同工具。8.webp 72 做活动运营,看这一篇文章就够了!
如若是系列活动,就像每周一次的#CEO说用人#,流程就可以简化,自己用得舒服就行。

 

1-1-3 场地

 

选场地,首先看逼格。可能因为我们本身就是做场地预订平台的,在这方面会尤为重视。

 

(1)全副武装看现场。10.webp 49 做活动运营,看这一篇文章就够了!

 

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(2)场地挑选SOP13.webp 28 做活动运营,看这一篇文章就够了!

 

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1-1-4 嘉宾

 

(1)诚意

 

专业选手最害怕的就是遇上门外汉。很多时候,嘉宾请不动不是因为大牌,而是你不够懂他。没有仔细分析过他的公司和个人的状态,不懂他想要发声的内容。

 

我们不单单要给题目,还要做好助攻手,帮助嘉宾迅速进入状态,把内容提炼并落地。

拿#CEO说用人#第二期举例,我们请的是馒头商学院CEO、前金山软件副总裁王欣。在得到初步应允后,给出用人话题库让她挑选主题。话题确定后,1天内把嘉宾网上可以找到的文字,视频资料,包括朋友圈全看了,迅速为其出提纲。14.webp 24 做活动运营,看这一篇文章就够了!

 

|上图为#CEO说用人#选题表

 

提纲包括以下方面:活动概述 – 认知 – 实例 – 技能 – 主办方希望的效果。15.webp 21 做活动运营,看这一篇文章就够了!

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(2)磨稿SOP

磨稿可谓是最磨人的环节,因为#CEO说用人#最重要的就是内容。而通常嘉宾都会很忙,需要你不断地去「骚扰」嘉宾。不要不好意思,你磨得越凶,嘉宾事后会越认可你,当然,过程还是觉得你挺烦人的。17.webp 17 做活动运营,看这一篇文章就够了!

 

|#CEO说用人#系列活动每周磨稿SOP

 

骚扰也需要技巧,你要做的是帮嘉宾进入状态,而不是替他出内容。你可以尝试「激将法」,把过往的嘉宾分享,竞争对手,传播渠道新增等等最新消息推送给他,让他意识到这次活动是他及公司的一次对外PR,从而产生危机感和紧迫感。

1-2 执行期

 

前面我提到了一个重要原则:管理好期待值。在执行期里,深挖细节往往会超越用户的期待值。

 

1-2-1 宣传文案18.webp 17 做活动运营,看这一篇文章就够了!

 

(1)文案要说人话。

 

在#CEO说用人#第三期中,原标题「谷歌Top5的伟大发明都是员工『不务正业』的产物,参照模仿如何避免水土不服」。

改动后的标题是:「谷歌用人非常牛逼,为什么你一用就死」。

 

后者明显比前者更能抓人,而且更加直接和明确。

 

(2)精心准备三条以上转发语。

这样可以减少同事,朋友,社群等的转发成本。

转发语更要说人话,可以把自己代入去感受。假设一个情景,你跟朋友吃饭,途中无意看到#CEO说用人#介绍,你觉得这个活动很好,想问你朋友是不是要一起去,那接下来你对朋友说的话,就是转发语。

 

(3)和设计师做好朋友。

视觉表现非常重要,一定要反复磨,先定主视觉,其他即延伸。例如#CEO说用人#的主视觉的基调色叫「淡山茱萸粉」,比普通粉色更要抓人,其独特性也在传播时一下子就能抓住眼球。19.webp 16 做活动运营,看这一篇文章就够了!

 

1-2-2 活动报名流程及话术

 

魔鬼在细节,从活动发布后,需要针对不同的用户,在不同阶段,准备相应的运营和话术。

 

一般可以分为报名后 – 加群后 – 通过审核后 – 没通过审核 – 活动概述信息 – 前期采集用户资料20.webp 14 做活动运营,看这一篇文章就够了!

 

用户完成报名后,及时对其发出特制的邀请函,并建议用户发朋友圈。

1-2-3 活动物料21.webp 13 做活动运营,看这一篇文章就够了!

 

(1)术业有专攻。以设计师语言交付文案、期待风格即可,别BB太多。掌握简单的PS,后期会有不断的传播渠道、合作伙伴进来,自己改字加LOGO,效率会高很多。

(2)线下实体海报一般没用,不会成为拍照的对象,也没有指路的功能。

(3)立体字效果非常出彩,非常推荐,但搬动时要特别谨慎。

(4)业务相关的礼品,如百场汇有一些扑克牌、场地指南小册子,用户反馈不错。23.webp 12 做活动运营,看这一篇文章就够了!

 

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1-2-4 推广渠道落实

 

可以加渠道ID就一定要加,方便跟踪效果,及时优化渠道。

1-3 现场

 

#CEO说用人#的现场,一般有几种角色,总负责人1位,主持1位,签到1位,业务2位,摄影1位,摄像1位。所有工作人员提前2小时到场。24.webp 9 做活动运营,看这一篇文章就够了!

 

1-3-1 签到

 

签到是用户来到现场的第一印象,重要性不必多说。

拿#CEO说用人#举例,最近天气炎热,用户到达现场也不容易。因此我们签到的时候,会给用户发湿纸巾。因为来的用户基本都是管理层,用户签到的时候,我们并不是说,你好,请来这边签到。而是陈总,你好,您来了。到这边签个名。通常用户那会会懵一下,然后这个小小的细节就超过了他们的期待值。

 

同时我们活动强调互动,在#CEO说用人#第一期,我们给每位用户都安排了座位,并给用户一张活动流程:25.webp 8 做活动运营,看这一篇文章就够了!

 

1-3-2 开场前

 

有部分用户早到了,或活动稍微延后10mins等等,都可谓是无聊的等待时间。

 

(1)播放各个合作方的视频,既保证合作方的露出,也让用户不会感觉场地氛围冷。

(2)让自己的业务同事在这个黄金时候与用户接触,派名片,介绍业务等等。

(3)让用户之间互相认识,交流。通常需要一个催化剂,即提前准备好的供需表。让大家知道,现场有谁有什么资源是我感兴趣的。26.webp 7 做活动运营,看这一篇文章就够了!

 

1-3-3 开场

 

主持人的3个必备:

(1)至少提前半小时跟嘉宾再对流程,并且询问一些有趣的梗和故事,对调动气氛非常有效果。

(2)嘉宾演讲的时候正是主持人最不能放松的时候,总结重点,演讲后提问都是非常重要的。

(3)理直气壮,大大方方卖广告。越掖着,用户越别扭。我们惯用话术是:「好,现在终于到了今天大家最期待的时刻——广告时间!」

 

1-3-4 Speech

 

(1)提醒时间

(2)总结要点,及时输出金句

(3)现场图片快速导出

 

现场会发生很多的意外,我之前就遇到过这些奇葩情况,总结了一些应对策略:

(1)停电:所以场地必须有备用备电源,手写板,手持扬声器;

(2)PPT问题:准备好备用电脑,备用转换线,备用翻页笔;

(3)Speaker迟到:把互动环节提前,先社交,后讲课;

(4)人太少:所以免费活动建议收「占位费」,到现场退回。

 

1-3-5 散场

 

做活动最怕虎头蛇尾,因为近因原则,事后的感受很多时候与结尾相关。这时候其实更加需要去超越用户的期待值。

 

(1)物料:天热送湿巾,天冷送暖宝宝,下雨送雨衣等等。

(2)炫耀:发朋友圈所需的现场图片,介绍,小视频(推荐VUE)等等都要备好。

(3)营造氛围:准备好旁边一个区域,给还需答疑的用户跟嘉宾交流。同时也

 

要放出供需表,继续让大家互相认识。此时注意拍照,便于后期复现热闹的感觉。27.webp 7 做活动运营,看这一篇文章就够了!

 

1-4 活动后

 

从品牌角度来说,线下活动体量毕竟有限,线上传播才是最终目的。临门的一脚,讲究天下武功,唯快不破。在用户分享欲望还在的时候,就要主动的给他们提供素材。

 

1-4-1 内容制作

 

(1)文章

以#CEO说用人#为例,周六下午活动,晚上出速记稿。周日开始整理,周一发出。结构是精彩语录 – 用户评价 – 干货整理内容 – 现场图片 – 视频观看链接。28.webp 7 做活动运营,看这一篇文章就够了!

 

(2)视频制作

最好双机位,直接麦克风话筒收音,次之是「小蜜蜂」,切忌机器自带收音设备录,效果非常不好。在视频制作时要提前订好SOP,以#CEO说用人#为例。29.webp 7 做活动运营,看这一篇文章就够了!

 

上图为视频剪辑SOP初稿,现在的已经美丽很多啦。

 

1-4-2 回访

 

(1)活动现场的回访

 

在活动即将结束前,当场让大家扫码填写反馈表,现场写对活动,嘉宾的反馈,并配以礼品激励,我们的奖品是一本书。

 

这样做的目的主要有两点:了解用户对活动的看法、收集正向反馈用于事后传播背书。

 

(2)事后跟踪的回访

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活动后,把参与者加入CRM系统,通过微信,电话,邮件回访并做好反馈,再一次介绍百场汇业务,用优惠的价格吸引活动用户·成为我们产品的用户。

1-4-3 复盘

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最后,如果你看到来这了,我相信你一定是一个有耐心的人,运营要管的事太多,但如果理顺了,也会有种指挥千军万马,运筹帷幄的感觉。一旦有这种感觉,记住它!它会带你走得很远。

来源馒头商学院

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