最近，在连办了3场CEO说活动之后，一位朋友这样问我们：
你好，我是孙金龙，是枚老运营啦，我有个公众号叫「金龙聊运营」，很多粉丝也一直喊想要一场线下的活动，但我一直很犹豫，担心活动做得流于形式，浪费大家时间和热情。最近我关注到了百场汇每周六的#CEO说用人#的活动，并参加了王欣演讲的那场，内容很棒，气氛很好。因此我想了解下，这样频次很高的活动，是如何办起来的，需要多少个人投入多少精力？
嗯，看来这个问题，只有让我们的活动运营小哥Eric来亲自回答了。
你好，我是Eric，从2015年3月份至今，我办过大大小小共计近百场线下活动。有让我非常骄傲的，也有让我恨不得永远抹去的。
最近，我在全身心操办#CEO说用人#的线下干货分享活动，我们每周会请一位经验丰富的CEO来传授用人之道，预计会持续办30期。
我们的用户对象是0-3岁的CEO，部门总监及HR，每期30人规模。
在介绍详细的活动操办流程之前，我想谈谈线下活动的「道与术」。
★ 道是策略，术是技巧，先有道而后有术；
★ 所有的术都应该服务于道。
拿#CEO说用人#来说，我们做这个系列活动的初衷就是拉新。
百场汇是一个场地预订平台，主要场景有团建，聚会，会议等，而这些场景的决策者大多为企业的CEO，部门总监及HR。因此整个活动的目的是服务好这几类人群，为他们提供有价值的内容，让他们知道百场汇，在有需求的时候能第一时间想到百场汇。
经过讨论，我们觉得「用人之道」是一个很好的借力点。接下来，设计每一个环节时，我们都会先问自己：这对我们的目标用户有帮助吗？如没有想好这一点，力会分散，活动就成了打在男友身上的小拳拳。
「术」最重要原则，是管理好用户的期待值。
就像谈恋爱一样，如果一开始就在女生面前展现自己的各种「完美」，接下来很可能是一个残酷的减分过程；更好的方式是，一开始就做自己，和她在一起慢慢变好，这是一个良性的加分过程，她有期待，有惊喜，你也有动力。
#CEO说用人#对用户的期待值也有一些把控。这是一个干货分享类型的活动，用户愿意来参加，80%是冲着优质内容而来的，那就集中精力把内容做出彩。其余的20%，在刚开始没必要做出过度承诺。活动后积极收集用户反馈，不断迭代改进。
人的天性就是热爱帮助人，以展示自己权威，这样用户与你的关系往往更紧密。
总结一下：
★ 通过和用户沟通，明确期待值（比如问他：如果你来活动只能获得一样东西，那这个东西是什么？）；
★ 不要过度承诺，让用户抱有超出你能力的期待，从而导致落差；
★ 用户会很乐意帮助你改进，及时收集反馈，每次改进一点。
比如通过三次活动，我们陆续改进了这些细节：
| #CEO说用人#Vol 1 插坐学院何川场，可以看出，当时投影打到了嘉宾脸上，所以录课效果不好，后来我们改进了这一点
|#CEO说用人#Vol 2 馒头商学院王欣场，Update了现场布置，为活动逼格加分
|#CEO说用人#Vol 3 星库空间白羽场，Update了伴手礼和现场反馈。
你的最佳伙伴就是你制定的各种SOP，最终目标是让SOP非常「弱智」，弱智到让一个刚来的实习生都能轻松驾驭，完美复现。这里特别鸣谢三节课的黄有璨先生，他所著的《运营之光》和线上系列运营课都给我带来了莫大的帮助。
以#CEO说用人#为例：
1-1 筹备期
在筹备期你必须把整体方案完全想通，这部分会耗费你80%的精力，打好基础后，接下来的执行和活动都会非常轻松。
1-1-1 方案
活动早期没资源，没口碑，可能需要老板帮忙刷脸请嘉宾。老板大多会在微信上跟嘉宾邀约，即甩几句话表达意思+详细活动方案.pdf。这时候几句话的邀约文案至关重要，一定要打磨好亮点。
同时，嘉宾一般很忙，手机上阅读的机率非常高，务必调整你文件的字体格式，大小，颜色等，照顾一下嘉宾的阅读体验。
1-1-2 Schedule
（1）和全体协同人员开一次会，明确分工、截止时间、反馈方式。
（2）用甘特图把工作事项，负责人，协助人，截止时间，每日进度反馈等等同步给大家。甘特图可以用Excel制作，也可以用更高效的Teambition等在线协同工具。
如若是系列活动，就像每周一次的#CEO说用人#，流程就可以简化，自己用得舒服就行。
1-1-3 场地
选场地，首先看逼格。可能因为我们本身就是做场地预订平台的，在这方面会尤为重视。
（1）全副武装看现场。
（2）场地挑选SOP
1-1-4 嘉宾
（1）诚意
专业选手最害怕的就是遇上门外汉。很多时候，嘉宾请不动不是因为大牌，而是你不够懂他。没有仔细分析过他的公司和个人的状态，不懂他想要发声的内容。
我们不单单要给题目，还要做好助攻手，帮助嘉宾迅速进入状态，把内容提炼并落地。
拿#CEO说用人#第二期举例，我们请的是馒头商学院CEO、前金山软件副总裁王欣。在得到初步应允后，给出用人话题库让她挑选主题。话题确定后，1天内把嘉宾网上可以找到的文字，视频资料，包括朋友圈全看了，迅速为其出提纲。
|上图为#CEO说用人#选题表
提纲包括以下方面：活动概述 – 认知 – 实例 – 技能 – 主办方希望的效果。
（2）磨稿SOP
磨稿可谓是最磨人的环节，因为#CEO说用人#最重要的就是内容。而通常嘉宾都会很忙，需要你不断地去「骚扰」嘉宾。不要不好意思，你磨得越凶，嘉宾事后会越认可你，当然，过程还是觉得你挺烦人的。
|#CEO说用人#系列活动每周磨稿SOP
骚扰也需要技巧，你要做的是帮嘉宾进入状态，而不是替他出内容。你可以尝试「激将法」，把过往的嘉宾分享，竞争对手，传播渠道新增等等最新消息推送给他，让他意识到这次活动是他及公司的一次对外PR，从而产生危机感和紧迫感。
1-2 执行期
前面我提到了一个重要原则：管理好期待值。在执行期里，深挖细节往往会超越用户的期待值。
1-2-1 宣传文案
（1）文案要说人话。
在#CEO说用人#第三期中，原标题「谷歌Top5的伟大发明都是员工『不务正业』的产物，参照模仿如何避免水土不服」。
改动后的标题是：「谷歌用人非常牛逼，为什么你一用就死」。
后者明显比前者更能抓人，而且更加直接和明确。
（2）精心准备三条以上转发语。
这样可以减少同事，朋友，社群等的转发成本。
转发语更要说人话，可以把自己代入去感受。假设一个情景，你跟朋友吃饭，途中无意看到#CEO说用人#介绍，你觉得这个活动很好，想问你朋友是不是要一起去，那接下来你对朋友说的话，就是转发语。
（3）和设计师做好朋友。
视觉表现非常重要，一定要反复磨，先定主视觉，其他即延伸。例如#CEO说用人#的主视觉的基调色叫「淡山茱萸粉」，比普通粉色更要抓人，其独特性也在传播时一下子就能抓住眼球。
1-2-2 活动报名流程及话术
魔鬼在细节，从活动发布后，需要针对不同的用户，在不同阶段，准备相应的运营和话术。
一般可以分为报名后 – 加群后 – 通过审核后 – 没通过审核 – 活动概述信息 – 前期采集用户资料
用户完成报名后，及时对其发出特制的邀请函，并建议用户发朋友圈。
1-2-3 活动物料
（1）术业有专攻。以设计师语言交付文案、期待风格即可，别BB太多。掌握简单的PS，后期会有不断的传播渠道、合作伙伴进来，自己改字加LOGO，效率会高很多。
（2）线下实体海报一般没用，不会成为拍照的对象，也没有指路的功能。
（3）立体字效果非常出彩，非常推荐，但搬动时要特别谨慎。
（4）业务相关的礼品，如百场汇有一些扑克牌、场地指南小册子，用户反馈不错。
1-2-4 推广渠道落实
可以加渠道ID就一定要加，方便跟踪效果，及时优化渠道。
1-3 现场
#CEO说用人#的现场，一般有几种角色，总负责人1位，主持1位，签到1位，业务2位，摄影1位，摄像1位。所有工作人员提前2小时到场。
1-3-1 签到
签到是用户来到现场的第一印象，重要性不必多说。
拿#CEO说用人#举例，最近天气炎热，用户到达现场也不容易。因此我们签到的时候，会给用户发湿纸巾。因为来的用户基本都是管理层，用户签到的时候，我们并不是说，你好，请来这边签到。而是陈总，你好，您来了。到这边签个名。通常用户那会会懵一下，然后这个小小的细节就超过了他们的期待值。
同时我们活动强调互动，在#CEO说用人#第一期，我们给每位用户都安排了座位，并给用户一张活动流程：
1-3-2 开场前
有部分用户早到了，或活动稍微延后10mins等等，都可谓是无聊的等待时间。
（1）播放各个合作方的视频，既保证合作方的露出，也让用户不会感觉场地氛围冷。
（2）让自己的业务同事在这个黄金时候与用户接触，派名片，介绍业务等等。
（3）让用户之间互相认识，交流。通常需要一个催化剂，即提前准备好的供需表。让大家知道，现场有谁有什么资源是我感兴趣的。
1-3-3 开场
主持人的3个必备：
（1）至少提前半小时跟嘉宾再对流程，并且询问一些有趣的梗和故事，对调动气氛非常有效果。
（2）嘉宾演讲的时候正是主持人最不能放松的时候，总结重点，演讲后提问都是非常重要的。
（3）理直气壮，大大方方卖广告。越掖着，用户越别扭。我们惯用话术是：「好，现在终于到了今天大家最期待的时刻——广告时间！」
1-3-4 Speech
（1）提醒时间
（2）总结要点，及时输出金句
（3）现场图片快速导出
现场会发生很多的意外，我之前就遇到过这些奇葩情况，总结了一些应对策略：
（1）停电：所以场地必须有备用备电源，手写板，手持扬声器；
（2）PPT问题：准备好备用电脑，备用转换线，备用翻页笔；
（3）Speaker迟到：把互动环节提前，先社交，后讲课；
（4）人太少：所以免费活动建议收「占位费」，到现场退回。
1-3-5 散场
做活动最怕虎头蛇尾，因为近因原则，事后的感受很多时候与结尾相关。这时候其实更加需要去超越用户的期待值。
（1）物料：天热送湿巾，天冷送暖宝宝，下雨送雨衣等等。
（2）炫耀：发朋友圈所需的现场图片，介绍，小视频（推荐VUE）等等都要备好。
（3）营造氛围：准备好旁边一个区域，给还需答疑的用户跟嘉宾交流。同时也
要放出供需表，继续让大家互相认识。此时注意拍照，便于后期复现热闹的感觉。
1-4 活动后
从品牌角度来说，线下活动体量毕竟有限，线上传播才是最终目的。临门的一脚，讲究天下武功，唯快不破。在用户分享欲望还在的时候，就要主动的给他们提供素材。
1-4-1 内容制作
（1）文章
以#CEO说用人#为例，周六下午活动，晚上出速记稿。周日开始整理，周一发出。结构是精彩语录 – 用户评价 – 干货整理内容 – 现场图片 – 视频观看链接。
（2）视频制作
最好双机位，直接麦克风话筒收音，次之是「小蜜蜂」，切忌机器自带收音设备录，效果非常不好。在视频制作时要提前订好SOP，以#CEO说用人#为例。
上图为视频剪辑SOP初稿，现在的已经美丽很多啦。
1-4-2 回访
（1）活动现场的回访
在活动即将结束前，当场让大家扫码填写反馈表，现场写对活动，嘉宾的反馈，并配以礼品激励，我们的奖品是一本书。
这样做的目的主要有两点：了解用户对活动的看法、收集正向反馈用于事后传播背书。
（2）事后跟踪的回访
活动后，把参与者加入CRM系统，通过微信，电话，邮件回访并做好反馈，再一次介绍百场汇业务，用优惠的价格吸引活动用户·成为我们产品的用户。
1-4-3 复盘
最后，如果你看到来这了，我相信你一定是一个有耐心的人，运营要管的事太多，但如果理顺了，也会有种指挥千军万马，运筹帷幄的感觉。一旦有这种感觉，记住它！它会带你走得很远。
来源馒头商学院
